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Una de las herramientas más poderosas para una empresa es el kardex de inventario, pues con la sistematización de cada uno de los movimientos de la mercancía se hace posible optimizar el proceso de administración (en tiempo real) en coordinación con todos los departamentos.

 

Es importante que en tu negocio cuentes con un kardex de inventario para que lleves un mejor control y seas metódico en los registros de los movimientos. A continuación explicaremos en qué consiste, cuál es su estructura y cómo llevarlo a cabo.

 

¿Qué es un kardex?

 

El kardex es un documento para administrar la mercancía que un negocio tiene en su almacén. En él se realiza el registro de los cambios que suceden con los bienes, materia prima o productos de la empresa. Principalmente se enfoca en los movimientos de entradas y salidas de productos comerciales del inventario.

 

De manera más específica, un kardex de inventario se encarga de controlar las entradas de mercancía que se pueden dar por compra a proveedores o devoluciones de consumidores o clientes. En la misma línea también es responsable de dar seguimiento a las salidas de mercancía por venta de productos, y en algunos casos por extravíos o robos.

 

Diferencia entre kardex e inventario

 

En algunas ocasiones estos dos términos se utilizan de manera indiscriminada como si se tratara de sinónimos, y aunque sí existe una estrecha relación entre ambos conceptos, inventario y kardex son sustancialmente diferentes. 

 

Un inventario se refiere a todos los bienes tangibles, materia prima y productos que pertenecen a una empresa; los cuales son usados para diferentes fines; por ejemplo, para consumo o aprovechamiento propio de los trabajadores, para alquilar o rentar a terceros, fabricar productos, brindar servicios o vender.

 

Mientras que un kardex hace referencia al sistema de datos que se encarga de controlar cada elemento que entra y sale del inventario de una empresa: bienes tangibles, materia prima y productos. El creador de este formato es Grupo Kardex; cuyo fundador, James H. Rand, fue pionero al crear su sistema de tarjetas índice, útiles para agilizar el registro y almacenamiento de los datos de productos.

 

¿Para qué sirve el kardex?

 

La función principal de un kardex de inventario es conocer la existencia real de cada tipo de producto que maneja una empresa. Brinda información detallada de cada entrada y salida que ocurre día con día, por lo que permite una adecuada gestión del inventario y, por lo tanto, del funcionamiento de la organización.

 

Con este sistema los dirigentes de la empresa pueden tener una visión panorámica del inventario de manera objetiva y clara. Esto también beneficia a las áreas de administración y contabilidad para tener una mejor noción de cómo manejar los recursos del negocio. Además de que permite a los trabajadores tener una mejor organización respecto a cada movimiento de la mercancía que se realiza.

 

Estructura del kardex de inventario

 

Para desarrollar cualquier kardex es esencial incluir una serie de datos para un correcto seguimiento de las entradas y salidas de productos. Por lo cual este documento debe contener estos detalles:

 

• Folio. Se refiere al número que identifica el documento de determinado producto, el cual sirve para realizar una consulta de manera más fácil. Esta serie se puede conformar por números y letras. 

• Producto. Es el nombre y las especificaciones del artículo que permiten identificarlo de entre las demás mercancías del inventario. 

• Referencia de producto. También conocido como SKU, es el número de referencia único de un producto, para hacer un seguimiento puntual en el sistema de inventario. 

• Fecha. Indica el día, mes y año exacto en el que se realizó un movimiento de entrada o salida del inventario.

• Detalle. Señala qué tipo de movimiento se está realizando en el inventario, ya sea una compra de productos (entrada) o una venta de productos (salida).

• Entrada. En este apartado se anotan generalmente los productos que se compran y, en menor medida, se registran las devoluciones de productos. Está conformado por tres columnas: cantidad, valor unitario y valor total. 

• Salida.  Aquí es donde se registran los productos que se venden en la mayoría de los casos, y también los que se extravían o resultan defectuosos. También cuenta con las tres columnas de cantidad, valor unitario y valor total.

• Saldos. Lista los resultados que surgen de cada movimiento en el inventario. Es decir, de acuerdo con la existencia de productos suma las entradas y resta las salidas.

 

Estos son los datos más generales que debe contener un documento kardex; no obstante, dependiendo del producto con el que se está tratando, se pueden agregar más especificaciones: 

 

• Algunas empresas optan por añadir el proveedor, la ubicación exacta de cada producto dentro del almacén, destino, factura, cantidad máxima, cantidad mínima, entre otros. 

• Si se trata de alimentos o cualquier artículo que tenga un tiempo de vida específico se puede incluir número de lote, fecha de elaboración y de caducidad. Cuando se trata del inventario de un centro de distribución se agrega el nombre del propietario de la mercancía. 

• Para depósitos aduaneros se deben especificar más detalles del producto, como número de caja, valor, peso, fecha de ingreso, declaración de adquisición de mercancías (DAM), documento único administrativo (DUA), entre otros datos.

 

Los 3 tipos de kardex de inventario más usuales

 

Cada empresa elige el tipo que más le conviene y se ajusta a sus productos. En estos tres métodos para llevar el kardex de inventario se conserva el mismo formato base que se desglosó anteriormente. Lo que cambia es el orden en que se registran las entradas, las salidas y la obtención de los saldos.

 

1. Sistema kardex con método promedio ponderado

Un kardex de inventario bajo el método promedio ponderado es aquel que ofrece un precio de venta más equilibrado respecto a otros métodos; ya que para obtenerlo se divide el valor total del inventario de un producto entre la cantidad total existente de dicho producto. De esta forma todos los artículos tienen el mismo precio, sin importar que su entrada a almacén y su costo de adquisición sean diferentes entre sí.

 

2. Sistema kardex con PEPS

Ahora, el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) radica en que los productos más antiguos que han entrado al inventario son los prioritarios para salir del almacén. Es ideal para productos perecederos, es decir, que tengan fecha de caducidad o tienden a deteriorarse con el tiempo; de esta forma se evitan pérdidas de mercancía. Conviene aplicarlo para amortiguar la inflación de una economía.

 

3. Sistema kardex con UEPS

El método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) consiste en que los productos más recientes que han entrado al almacén serán los primeros que se van a vender. Tal sistema se puede usar para artículos que no tengan fecha de caducidad o tiempo límite de vida útil, como los vinos, cuyo valor aumenta con el paso del tiempo. Esta es una forma de generar más utilidades. Sin embargo, su aplicación está restringida en varios países porque da lugar a varias inconsistencias administrativas.

 

 

Ahora que ya sabes lo que es un Kardex,

¿Te gustaria tener el tuyo en tu empresa?

 

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