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Manual de procedimientos: qué es y cómo hacer uno (con ejemplos)

 

Es probable que, en cierto punto, alguno de los empleados de tu organización se pregunte: ¿Qué hago ahora? o ¿Cómo resuelvo este problema? Quizá, cuando alguien le dé una respuesta, sea demasiado tarde para enfrentar la situación. Pero ¿qué pasaría si tuvieras un documento que resolviera las dudas de tus trabajadores, el cual se pueda consultar de forma rápida y en cualquier momento?

 

Los manuales de procedimientos son escritos que indican cómo se deben hacer las cosas en una organización, por lo que agilizan el flujo correcto del trabajo con base en la estandarización de los procesos. Si aún no tienes uno en tu empresa, es momento de desarrollarlo.

 

Qué es un manual de procedimientos

 

 

El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y pautas sobre cómo deben ejecutarse ciertos procesos en una empresa. Estos escritos permiten a las organizaciones administrar y guiar sus operaciones, estrategias y flujos de trabajo hacia resultados óptimos, así como mantener estándares de calidad y eficiencia.

 

En cuanto a la gestión empresarial, este documento es esencial porque compila las políticas y los procedimientos que reflejan la visión, los valores y la cultura de una compañía, así como las necesidades y obligaciones de los empleados, dado que proporciona información relacionada con los procedimientos internos de la empresa.

 

 

Cuál es la importancia de un manual de procedimientos

 

 

Contar con un flujo de trabajo óptimo es indispensable para asegurar la eficacia en los resultados operativos de las organizaciones. Por lo tanto, si quieres mantener una comunicación eficiente y continuar con el crecimiento de tu negocio es imprescindible contar con un manual de procedimientos.

 

El objetivo principal de estos manuales es establecer de manera clara y comprensiva para todos los miembros de una plantilla de trabajo los pasos a seguir, procedimientos a cumplir y resultados a obtener cuando realizan una actividad dentro de la organización.

 

Al elaborar este documento es posible crear un paradigma de trabajo que regule las operaciones dentro de tu empresa y garantice que se obtendrán los resultados esperados. Veamos algunos de los beneficios específicos que tiene el uso de este instrumento.

 

Para qué sirve un manual de procedimientos

 

 

El manual de procedimientos es una herramienta clave para cualquier organización. Si se diseña de manera correcta, proporciona muchos beneficios en el cumplimiento de los estándares, la seguridad de los empleados y la comunicación interna. Aquí te presentamos algunas de sus ventajas:

 

1. Ahorra tiempo

El manual de procedimientos es un documento de referencia para los empleados que tienen dudas sobre algún proceso en específico. Por otro lado, para los gerentes comerciales, también representa una gran ventaja, ya que facilita la capacitación del nuevo personal en la empresa y funciona como un instrumento adicional para su formación.

 

2. Control interno 

Asimismo, un manual de procedimientos favorece el control interno de los procesos dedicados a identificar irregularidades y evitar que se produzcan fallas. Por lo tanto, contribuye a la toma  de decisiones y a la prevención de obstáculos. Los manuales también permiten atribuir responsabilidades y crear lineamientos prescriptivos que faciliten el monitoreo del desempeño.

 

3. Optimiza los procesos 

Para mejorar los procesos, es necesario conocerlos. Los manuales de procedimientos permiten a las organizaciones comprender a fondo el desarrollo de cada uno de los procesos que se realizan en sus instalaciones, a fin de saber cuándo y cómo hacerlos más eficientes. Si estos manuales se diseñan con la debida atención, favorecerá que los procedimientos se ejecuten rápida y eficientemente.

 

4. Mejora la comunicación

Mantener una buena comunicación es fundamental para crear un flujo de trabajo óptimo en tu empresa. El manual de procedimientos es una herramienta de comunicación que brinda un panorama general de aquello que busca tu compañía. En este sentido, crea una conciencia laboral compartida y evita que se distorsione la información.

 

5. Delimita la responsabilidad

Este tipo de documento contiene los procedimientos estándares que permiten prevenir accidentes. En caso de que se presentara una eventualidad, tu manual servirá como evidencia de que se hizo una evaluación previa sobre las regulaciones, seguridad y control de calidad del procedimiento, además de que hay acciones establecidas y reguladas.

 

6. Mejora la imagen

La implementación de un manual de procedimientos mejora la reputación de tu organización, pues el conjunto de normas y acciones que contiene garantiza que tu empresa cumpla con todas las regulaciones y normativas pertinentes. Además, muestra una imagen profesional de tus capacidades y, por lo tanto, te permite adquirir mejores relaciones comerciales y prestigio en el mercado.

 

7. Establece expectativas

Contar con un manual de procedimientos les permite a tus empleados seguir las normas y acciones adecuadas para cumplir con las metas que la empresa se ha trazado. Al comprender los motivos que están detrás de un objetivo y el propósito de un proceso, es mucho más sencillo crear expectativas reales y tener claro lo que se espera de cada colaborador.

 

 

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