Asegurar la buena operatividad de tu empresa es una de las tareas más importantes que debes cumplir. Esto implica confirmar que todo marcha en orden financiera, laboral, tecnológica y operativamente. Aun así, hacerlo no es tan fácil como decirlo e implica llevar a cabo monitoreos continuos del desempeño de cada una de las áreas de tu organización.
Una de las mejores formas para cumplir con esta actividad es llevando a cabo evaluaciones de calidad y cumplimiento periódicas con el fin de identificar problemas, solucionar áreas de mejora e impulsar las estrategias que han demostrado ser funcionales. Y el mejor método para hacerlo es mediante auditorías.
8 tipos de auditoría
1. Auditoría interna
Una auditoría interna es una evaluación de los procesos que se dan dentro de la misma organización que lleva a cabo el análisis. Estas tienen el fin de medir el nivel de cumplimiento de la empresa respecto a sus propias reglas operativas, códigos y lineamientos éticos sin la necesidad de un agente externo que las lleva a cabo de forma tercerizada o con estándares que no surgen de la misma organización.
La principal ventaja de estas auditorías es que pueden realizarse con una periodicidad más corta, ya que no requieren grandes inversiones. Además, es un gran ejercicio para identificar áreas de oportunidad o problemas en algún sector de la empresa, así como encontrar estrategias de mejora.
Principales características de las auditorías internas:
Son procesos llevados a cabo por la misma organización con el fin de conocer la eficiencia de procesos o el nivel de cumplimiento.
Permiten la gestión preventiva de riesgos al identificar los problemas con tiempo.
Ayudan a la toma de decisión por parte de las mesas directivas para cumplir con estándares o exigencias operativas.
Ejemplo de auditoría interna
Las auditorías internas pueden ser llevadas a cabo por cualquier tipo de organización: desde empresas hasta instituciones gubernamentales, sin importar su rubro de ejercicio. Por ejemplo, estos procesos pueden ser útiles en instituciones educativas debido a que con auditorías internas pueden saber si están preparadas para una auditoría oficial o externa.
Tal es el caso de la Universidad de Concepción, en Chile, que durante el 2023 llevó a cabo una auditoría interna con el fin de estar preparada para las auditorías externas de seguimiento llevadas a cabo por una empresa certificadora. En este caso, el objetivo fue evaluar si las innovaciones de la Universidad, como la inclusión de aulas virtuales y capacitaciones cumplen con los lineamientos de la universidad y del Servicio Nacional de Certificaciones y Empleo del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
El proceso evaluó el desempeño del Centro de Biotecnología, Formación Permanente, la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, la Facultad de Farmacia y el Instituto de Investigaciones Tecnológicas de la Facultad de Ingeniería a lo largo de tres jornadas con el fin de asegurarse de que todas las entidades cumplen con los estándares necesarios de calidad.
2. Auditoría externa
En contraposición a una auditoría interna, las auditorías externas son aquellas que son gestionadas por un agente independiente a la organización que es evaluada. Por ejemplo, cuando la lleva a cabo una institución gubernamental, una empresa certificadora o un agente contratado por la misma organización. Sus fines pueden ser múltiples, pero en general buscan asegurarse de que las empresas cumplen con sus obligaciones y que operan de forma adecuada.
Como puedes imaginar, todas las auditorías son ya sea tipo interno o externo. Esto significa que los siguientes tipos guardan una relación con el área o proceso que se quiere evaluar y que pueden ser llevadas a cabo por un agente independiente o bien por parte de la misma empresa.
Principales características de las auditorías externas:
Son llevadas a cabo por agentes independientes a la empresa, ya sea que han sido contratados por ella misma para hacerla o bien que sean impuestas por un agente externo.
Ofrecen una mayor objetividad en los resultados debido a que no existe un conflicto de interés, como en el caso de las auditorías internas.
Parten de marcos normativos o de estándares ajenos a la empresa y son aceptados como parámetros de evaluación tanto fuera como dentro de la organización.
Pueden derivar en sanciones cuando los procesos son llevados a cabo por agentes oficiales o de gobierno.
Ejemplo de auditoría externa
Si bien ya hemos visto que las auditorías internas son una buena estrategia preventiva y de corrección de la operatividad de las organizaciones, hay ocasiones en las que las empresas son evaluadas por procesos externos. Tal es el caso de la Universidad Autónoma de Sinaloa, en México, que en el 2023 buscó una recertificación de su Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo con la ISO 14001:2015.
En este caso, la empresa solicitó el servicio de ACCM América, quienes llevaron a cabo el proceso de evaluación y validación de los sistemas con el fin de certificar que la institución cuenta con mecanismos de identificación y evaluación de aspectos ambientales, así como de los impactos que sus actividades pueden tener.
Es importante mencionar que estas auditorías también pueden ser correctivas. Por ejemplo, tras el proceso la Universidad recibió algunas recomendaciones para atender las incongruencias entre su sistema de gestión ambiental y las exigencias de la ISO. De este modo, se optimizan aspectos de mejora y se asegura el cumplimiento de las exigencias de la ley o de normativas reconocidas.
3. Auditoría contable
Las auditorías contables, también conocidas como auditorías financieras, son procesos de evaluación de la actividad económica de una organización. Estas se llevan a cabo mediante el estudio de sus documentaciones financieras, movimientos económicos y flujos de capital con el fin de identificar malas prácticas o fallas en sus sistemas de entrada y salida de dinero.
El objetivo de una auditoría de este tipo es asegurarse de que todos los registros coincidan y den una cuenta final acorde con las ganancias, pérdidas e inversiones de la organización en cuestión. Gracias a estos procesos las empresas pueden saber si ha habido un faltante en sus números o si sus sistemas son óptimos para tener seguimiento de cada operación económica que lleva a cabo.
Principales características de las auditorías contables:
Son llevadas a cabo mediante el análisis de los historiales financieros de una empresa, como libros de movimientos y estados de cuenta.
Están diseñadas para saber si hay un equilibrio entre sus reportes económicos y los movimientos efectivos que se han llevado a cabo.
Son procesos ideales para mantener la transparencia de una empresa en relación con sus números, gastos y utilidades.
Ejemplo de auditoría contable
La administración de recursos es uno de los temas de mayor interés para las empresas. Al final del día, el objetivo es que las organizaciones sean rentables, por lo que contar con un sistema de inversión eficiente es esencial para asegurar el éxito de un negocio. Esto es algo que la Auditoría Superior de la Federación en México hizo ver a los directivos del Centro de Investigación y Docencia Económicas (CIDE).
Gracias a un proceso de auditoría contable llevada a cabo por un agente externo, se identificó que el CIDE no contaba con una estrategia financiera ni de inversión que permitiera utilizar los recursos para generar ganancias. Tanto que se estimó que el Centro habría perdido la oportunidad de generar rendimientos a partir de más de 12 millones de dólares.
Otro punto a considerar es que estas auditorías también pueden revelar datos importantes de la vida laboral, fiscal y hasta operativa de la organización. Por ejemplo, en este caso se descubrió que había movimientos de recursos que no estaban amparados por contratos con proveedores, lo que dejó ver un problema de administración que derivó en la emisión de 8 recomendaciones y 4 promociones de responsabilidad administrativa sancionatoria.
4. Auditoría legal
Por su parte, las auditorías legales son aquellas que buscan verificar que las organizaciones cumplen con las exigencias de la ley, de los marcos regulatorios aplicables; ya sea que se trate de códigos nacionales o bien estándares internacionales, tales como los Derechos Humanos.
Cuando son llevados a cabo de forma interna, los procesos sirven para identificar faltas de coincidencia entre las leyes y las prácticas de la empresa para evitar sanciones a las organizaciones. Por el contrario, cuando se trata de un proceso de auditoría externa, generalmente se busca cerciorar que una organización cumple con sus obligaciones de ley, que en caso contrario, delimitar las acciones correctivas.
Principales características de las auditorías legales:
Se basa en la evaluación de las actividades de la empresa con las exigencias legales que le son aplicables.
Son de muchos rubros: fiscal, educativa, laboral, de higiene o cualquier otra práctica con códigos establecidos en la ley.
Suelen ser llevadas a cabo por las instituciones gubernamentales mismas.
Ejemplo de auditoría legal
Como hemos visto, las auditorías legales responden a las exigencias establecidas por marcos normativos concretos que son aplicables a las organizaciones. En este caso, hablamos de Grupo Ribera, una empresa abocada a la salud en Galicia que cuenta con proyectos sanitarios y hospitales en la región.
En este caso, la empresa promovió llevar a cabo una auditoría en relación con su capacidad de prevención de riesgos laborales mediante el Servicio de Prevención Mancomundo del gobierno de España, así como con el apoyo de Prevycontrol una entidad acreditada por el estado para la realización de auditorías legales.
Gracias a la colaboración entre una entidad gubernamental y una privada, Grupo Ribera tuvo la certeza de que sus hospitales cuentan con un buen sistema de gestión de riesgos que, además, cumple con las normativas nacionales, así como con los estándares de Seguridad Laboral, Higiene Industrial, Ergonomía y Psicosociología y Medicina del Trabajo.
5. Auditoría fiscal
Las auditorías fiscales son proceso que buscan verificar e identificar problemas en el cumplimiento de las obligaciones tributarias de una empresa respecto a las exigencias de ley establecidas por las judicaturas en donde tiene actividades. Es por ello que estas auditorías, por lo regular, son consideradas también legales.
Aun así, su objetivo no es solo saber si una empresa cumple con las exigencias de la ley al momento de la auditoría, sino también evaluar cuál es su nivel de cumplimiento, las omisiones que ha llevado a cabo y el historial de pagos de sus deberes fiscales. Cuando el resultado es desfavorable, estas auditorías suelen derivar en sanciones que pueden ir desde el pago de multas hasta cierre de las empresas o restricción a la libertad de los imputados.
Principales características de las auditorías fiscales:
Son llevadas a cabo, en general, por las instituciones gubernamentales tributarias, lo que hace que sean auditorías con carácter oficial.
Suelen incluir sanciones económicas, en caso de tener un resultado desfavorable, que pueden implicar el pago de la deuda, así como multas.
Implican responsabilidades legales y financieras para las organizaciones.
Ejemplo de auditoría fiscal
Otra empresa que se sometió a una auditoría en el territorio español fue la compañía cementera CEMEX. En este, casi se trató del resultado de una auditoría llevada a cabo con los registros de cumplimiento tributario de la filial española de la empresa mexicana durante 10 años de actividad en la región.
En este caso, se llevó a cabo un estudio detallado de todas las declaraciones de gastos y de ingresos llevados a cabo por la empresa con el fin de saber si se habían cubierto las obligaciones fiscales correspondientes a sus ganancias y pérdidas. No obstante, la auditoría, que fue llevada a cabo por el gobierno español, determinó la existencia de incongruencias entre los reportes de ingresos y los pagos fiscales.
Tras llevar a cabo el estudio, el gobierno español solicitó el pago de más de 498 millones de dólares derivados de la omisión de contabilización de las pérdidas fiscales declaradas por la compañía.
6. Auditoría operativa
Las auditorías operativas son todas aquellas que persiguen la validación en el cumplimento de los procesos establecidos por las misma organizaciones como pautas de eficiencia. Esto significa que estas auditorías están centradas en cotejar que las organizaciones cumplen con sus protocolos de acción, con los manuales de procesos y con las cadenas productivas o flujos de trabajo definidos en la buena operatividad de la compañía.
Por regla general, estas auditorías son llevadas a cabo de forma interna, aunque siempre se puede contratar a un prestador de servicios experto en la materia que valide críticamente el nivel de cumplimiento empresarial.
Principales características de las auditorías operativas:
Están diseñadas para ubicar las fallas en la operatividad de una empresa con el fin de mejorar procesos.
Orientan su objetivo a elevar la productividad y evitar riesgos en el incumplimiento de los protocolos empresariales.
Tienen una mirada panorámica de los procesos, pero también una alta atención al detalle de cada una de las etapas de la cadena productiva.
Ejemplo de auditoría operativa
Un buen ejemplo de auditoría operativa es aquella que desde hace más de 20 años lleva a cabo la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA) para sus más de 317 aerolíneas registradas. Este proceso permite a la asociación validar que las empresas afiliadas cuentan con buenos estándares de cumplimiento y que sus procesos son seguros para los pasajeros.
La Auditoría de Seguridad Operacional de la IATA funciona como un programa que reconoce cuando un sistema de administración y control aéreo por parte de las compañías cumplen con estándares de procesos que aseguren que la nave, así como sus tripulantes, están libres de peligros potenciales.
Esto implica que los pilotos y personal de asistencia sepan reaccionar a situaciones desfavorables, que existan recursos de contención de emergencias y que se cumplan protocolos de servicio y seguridad en cada uno de los viajes.
Una ventaja de este proceso es que se lleva a cabo de forma reiterada para las aerolíneas miembros de la IATA, pero también es un servicio disponible para otras aerolíneas que quieren alcanzar estándares de cumplimiento y reconocimiento por su eficiencia y buena operatividad.
7. Auditoría de calidad
Las auditorías de calidad son otro instrumento que permite a las empresas asegurarse de que los servicios y productos ofertados cumplen con exigencias reconocidas como estándares de calidad. Lo que las diferencia de otros tipos en este listado es que estos estándares son impuestos por la misma empresa o por los clientes de una compañía.
Cuando una empresa establece una relación de prestación de servicios o como proveedor, es necesario establecer los estándares a cumplir. Una auditoría de este tipo ayuda a las empresas a saber si son satisfactorias las cualidades de un producto o si cumple con lo establecido en la contratación del servicio.
Principales características de las auditorías de calidad:
Suelen realizarse entre empresas, ya sea por abastecimiento de suministros o prestaciones de servicios.
Giran en torno a la optimización de los Sistemas de Gestión de Calidad, que aseguren que se cumple con los estándares impuestos.
Son auditorías que requieren ser llevadas a cabo de forma continua, sistemática y planificada para evaluar e identificar problemas en la cadena operativa que incidan en el servicio o producto final.
Ejemplo de auditoría de calidad
De acuerdo con lo que hemos visto, las auditorías de calidad requieren establecer criterios de satisfacción que aseguren que un servicio o producto cumple con las exigencias para poder ser ofertados al consumidor. Tal es el caso de las que la empresa Walmart ha establecido para todas sus relaciones con proveedores y vendedores independientes.
Una de las exigencias de la tienda es que, para vender en Walmart, las marcas hagan de sus productos, instalaciones y archivos auditables para la empresa. Esto ayuda a que se mantengan estándares de calidad altos. Walmart establece que las empresas asociadas pueden verse sometidas a auditorías de los siguientes tipos:
De seguridad alimentaria
De seguridad del producto
De proveedores responsables
De seguridad en la cadena de abastecimiento
Esto permite asegurar que Walmart no venderá productos de mala calidad o dañados que afecten al consumidor final y que puedan poner en riesgo su reputación en el mercado.
8. Auditoría ambiental
Por último, podemos hacer mención de uno de los rubros de evaluación de mayor relevancia en los últimos años: el impacto ambiental. Esto se debe a que cada vez son más los consumidores que quieren comprar de marcas ambientalmente responsables. Tanto, que más del 49 % de ellos buscan saber más de las prácticas de sustentabilidad de las marcas.
Una auditoría ambiental es el mejor modo para saber si la compañía cumple con las exigencias de la ley, pero también para evaluar su impacto ambiental, así como para encontrar estrategias que lo reduzcan. Tiene como fin mantener una buena imagen empresarial y también elevar los índices de responsabilidad social de la marca.
Principales características de las auditorías ambientales:
Son procesos integrales que evalúan la disponibilidad de recursos de las empresas, los marcos normativos aplicables y las recomendaciones existentes en materia ambiental.
Se dan en torno a problemas concretos del medio en el que la empresa actúa: falta de agua, emisiones de CO2, etc.
Suelen estar determinadas por leyes, pero también por iniciativa privada cuando no existen exigencias oficiales
.
Ejemplo de auditoría ambiental
Mint Eco Car Wash es una empresa que, como su nombre lo indica, tiene un gran compromiso con el medio ambiente. Su objetivo es ofrecer el mejor servicio posible de lavado de autos sin descuidar la protección del ambiente mediante un programa de innovación que le permita ahorrar agua, usar recursos biodegradables y hacer una buena disposición de residuos.
Una de las políticas de esta empresa incluye la realización de auditorías anuales en cada una de sus locaciones con el fin de evaluar el cumplimiento de sus protocolos e impulsar acciones correctivas en torno a cinco aspectos:
Químicos utilizados
Uso de agua
Disposición de desechos sólidos
Gasto de energía
Conservación del ecosistema local
Lo más destacable de este proceso es que los resultados son publicados de manera abierta para impulsar la toma de conciencia, promover la transparencia empresarial y trabajar de la mano con las comunidades para encontrar mejores estrategias de conservación del ambiente.
Estos son los tipos de auditoría más comunes e importantes en la actualidad. Existen muchos subtipos aplicables para diferentes rubros, ya sea que se trate de atención hospitalaria, producción metalúrgica o minería de datos, entre muchas otras. Lo importante es que identifiques cuáles pueden ayudar a tu empresa a cumplir con las exigencias de la ley, del mercado y de tus mismos protocolos para garantizar calidad, seguridad y operatividad en tus productos.
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